Otomatisasi Perkantoran

Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Adapun Aplikasi dalam Otomatisasi Perkantoran, antara lain:

1. Pengolah Kata (Word Processing)
2. Surat Elektronik (Electronic Mail)
3. Surat Bersuara (Voice Mail)
4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
5. Konferensi Suara (Audio Conferencing)
6. Konferensi Video (Video Conferencing)
7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
8. Facsimile (FAX)
9. Videotext
10. Pencitraan (Imaging)
11. Desktop Publishing  

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

• Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
• Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
• Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Konsep-Konsep Otomatisasi Perkantoran

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.


2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.


3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.


4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.


5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

 Strategi yang disarankan untuk melaksanakan otomatisasi perkantoran :

1. Sediakan sumberdaya komputer

2. Sediakan akses ke sumberdaya informasi

3. Sediakan perlengkapannon computer

4. Gunakan konferensi telepon

5. Sediakan pertemuan rutin

6. Lakukan rutinitas kerja

KANTOR MAYA / VIRTUAL OFFICE
Bahwa pekerjaan kantor dpt dilakukan pd lokasi geografis manapun selama tmp kerja tsb terhubung dgn lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. 

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA 

• Pengurangan biaya fasilitas
• Pengurangan biaya peralatan
• Jaringan komunikasi formal
• Pengurangan penghentian kerja
• Kontribusi sosial 

KERUGIAN KANTOR MAYA 

• Rasa tdk memiliki
• Takut kehilangan pekerjaan
• Semangat kerja yg rendah
• Ketegangan keluarga 

STRATEGI KANTOR MAYA  

• Sediakan sumber daya komputer
• Sediakan perlengkapan ke SD Informasi
• Sediakan perlengkapan nonkomputer
• Arrange for forwading phone calls
• Gunakan konferensi telepon
• Jadwalkan pertemuan rutin
• Lakukan rutinitas kerja