Korespondensi Bisnis Ekspor Impor

1. Peranan Korespondensi
    Transaksi perdagangan ekspor impor pada umumnya dilakukan melalui 2 cara:

• Melalui korespondensi, atau surat menyurat
• Melalui negosiasi tatap muka (face to face negosiation)

2. Etika Korespondensi
    Etika korespondensi yang pantas diperhatika di antaranya:

1. isi surat

          Tujuan dai setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi kita, dengan benar dan dengan cara yang sopan.

adapun syarat isi surat yang baik adalah:

a. Pesan atau berita yang disampaikan jelas

b. antara data dan informasi harus tepat 

c. tata bahasanya benar

     2.  Bahasa yang jelas dan benar

          Kata-kata yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi syarat sebagai berikut:

• Jelas, terutama ejaannya 
• tidak mempunyai arti yang membingungkan (ganda)
• tata bahasa yang runtut 

    3.  Baca lagi dan Sekali lagi

         Bahasa inggris, sekali lagi bukanlah bahasa ibu kita. Karena itu bacalah dengan teliti sebelum ditandatangani. Jangan percayakan saja pada sekretaris anda. Andalah penanggung jawab isi surat itu. Surat itu kelak bisa saja menjadi barang bukti di pengadilan, bila terjadi sengketa bisnis. Karena itu baca lagi dan sekali lagi, sebelum anda tandatangani.

   4.  Ketik dan tata dengan rapi

        Surat mencerminkan citra perusahaan kita. Juga mencerminkan kepribadian kita sebagai pimpinan perusahaan. Ketikan yang rapi akan memberi kesan bahwa penulis surat itu seorang yang teliti, bersih, dan efisien pula. 

   5.  Tata letak surat

        Susunan umum isi surat dibagi sebagai berikut:

   1. Ruang referensi, yang berisikan:

• Tempat dan tanggal surat
• Nomor referensi surat
• Perihal isi surat

   2.  Ruang nama dan alamat pelanggan

• Nama orang yang dituju
• Nama perusahaan 
• Alamat jalan dan nomor rumah 
• Nama kota
• Nama negara 

   3.  Kalimat pembuka 

   4.  Isi surat 

   5.  Kalimat penutup

   6.  Nama pengirim

   7.  Tanda tangan pengirim 

   8.  Jabatan penanda tangan

   6. Balas segera

       Usahakan membalas setiap surat dengan segera. Bila perlu dijawab pada hari yang sama.

       Apabila kita tidak bisa membalas dengan segera, usahakan beri kabar bahwa surat surat diterima.

Sumber: Amir M. S. 

                         1995     Pengetahuan Bisnis Ekspor-Impor

                                       Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo